Tạo niềm tin cho sếp của bạn với kế hoạch quản lý rủi ro

NộI Dung

• Quản lý rủi ro trong quản lý dự án là gì?
• Lập kế hoạch quản lý rủi ro
• Quy trình quản lý rủi ro gồm 5 bước
• Bước 1: Bắt đầu
• Bước 2: Xác định
• Bước 3: Đánh giá
• Bước 4: Phản hồi kế hoạch
• Bước 5: Thực hiện

Các nhà quản lý dự án tốt nhất có sự tin tưởng hoàn toàn của người quản lý dòng và nhà tài trợ dự án của họ. Những người thực hiện đằng sau các dự án của họ tin họ khi họ nói rằng họ cần thêm vốn, thêm tài nguyên hoặc giúp giải quyết vấn đề.

Khi bạn làm việc trong các tình huống rủi ro, bạn cần bộ dụng cụ phù hợp. Giống như một người leo núi với ba lô dây thừng và crampon, bạn cũng cần các công cụ để đối phó với rủi ro dự án.

Bạn có thể tăng cường sự tự tin của người quản lý trong dự án của bạn với kế hoạch quản lý rủi ro. Một quy trình năm bước đơn giản có thể biến đổi mạnh mẽ cách sếp của bạn nhìn thấy dự án của bạn (và bạn).

Quản lý rủi ro trong quản lý dự án là gì?

Quản lý rủi ro trong quản lý dự án là quá trình xác định, đánh giá và ứng phó với rủi ro dự án.

Rủi ro dự án là những thứ có thể ảnh hưởng đến dự án (tích cực hoặc tiêu cực, nhưng nhìn chung mọi người hiểu rủi ro là các sự kiện sẽ có tác động tiêu cực đến dự án).

Cho dù dự án của bạn lớn hay nhỏ, nó sẽ có những rủi ro liên quan đến nó. Những rủi ro này có thể là bất cứ điều gì từ nguy cơ cuộc diễu hành trường học của bạn bị mưa cho đến nguy cơ tăng giá đến một thành phần quan trọng của bảng mạch mới của bạn.

Rủi ro dự án, nếu không được quản lý chính xác, có thể khiến việc phân phối dự án của bạn thành công trở nên khó khăn hơn. Rủi ro không được kiểm soát có thể thêm thời gian vào lịch trình của bạn, làm việc với thời gian của bạn và tiền vào ngân sách của bạn. Các nhà quản lý lo lắng về loại điều này. Tất cả điều đó có thể tránh được với một kế hoạch quản lý rủi ro.

Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Kế hoạch quản lý rủi ro là một cách tuyệt vời để tăng sự tự tin của bạn về khả năng cung cấp của nhóm dự án của bạn - và điều đó cũng giúp tăng sự tự tin của người quản lý của bạn. Bạn muốn họ tin rằng bạn có thể làm được, và bạn muốn họ nhận thức được điều gì có thể ngăn bạn giao dự án thành công. Một kế hoạch quản lý rủi ro là một công cụ hoàn hảo để làm điều đó.

Và đoán xem? Nó thực sự dễ dàng để bắt đầu.

Quản lý rủi ro dự án là một quá trình năm bước đơn giản. Hãy để không làm cho nó phức tạp hơn nó cần phải được. Đây là một cái gì đó bạn có thể bắt đầu vào ngày hôm nay, chuẩn bị để thảo luận về nó trong cuộc họp tiếp theo của bạn và hoàn thành nó khi ai đó đang gõ vài phút.

Quy trình quản lý rủi ro gồm 5 bước

Cũng như rất nhiều bộ phận của quản lý dự án, quản lý rủi ro là một quá trình. Năm bước là:

1. Khởi xướng
2. Nhận định
3. Đánh giá
4. Kế hoạch phản hồi
5. Triển khai thực hiện

Nếu những điều khoản đó không có ý nghĩa gì với bạn ngay bây giờ, xin vui lòng tuân theo nó - Tôi sẽ giải thích tất cả.

Bước 1: Bắt đầu

Đầu tiên, bạn muốn đặt bối cảnh cho quản lý rủi ro trong môi trường quản lý dự án của bạn.

Có lẽ có rất nhiều việc phải làm ở đây vì ai đó trong công ty của bạn đã chuẩn bị một chính sách rủi ro của công ty và tất cả những gì bạn cần làm là theo dõi nó. Điều này sẽ giải thích cách tiếp cận rủi ro của công ty và thậm chí có thể bắt buộc các mẫu bạn cần. Các mẫu luôn giúp bạn tiết kiệm công việc, vì vậy hãy chú ý đến những công việc đó!

Ngay cả khi bạn không có chính sách rủi ro doanh nghiệp, một người khác quản lý các dự án cùng với bạn có thể có kế hoạch quản lý rủi ro dự án mà bạn có thể sao chép. Tại sao phải phát minh lại bánh xe? Sử dụng lại tài liệu là điều bắt buộc nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhiều hơn.

Sử dụng những gì bạn đã tìm ra để tạo ra một kế hoạch quản lý rủi ro cho dự án của bạn. Đây là một phần trong kế hoạch quản lý dự án tổng thể của bạn và nói về cách bạn sẽ tiếp cận quản lý rủi ro trong dự án của mình.

Nếu bạn không biết những gì cần đặt trong đó, hãy đọc tiếp! Các bước tiếp theo sẽ cho bạn ý tưởng tốt hơn về những gì cần nói trong kế hoạch quản lý rủi ro của bạn.

Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Cho người quản lý của bạn biết rằng bạn có cách tiếp cận để đối phó với sự không chắc chắn trong dự án của bạn và rằng bạn đang tích cực quản lý rủi ro.

Bước 2: Xác định

Khi bạn đã có một cách tiếp cận được phác thảo, bạn có thể bắt đầu làm việc với nó.

Bây giờ bạn xác định các rủi ro sẽ ảnh hưởng đến dự án của bạn. Đây chỉ là một ảnh chụp nhanh đúng lúc và đăng ký rủi ro của bạn là thứ mà bạn sẽ muốn quay lại hết lần này đến lần khác để đảm bảo mọi thứ mới cũng được đưa vào đó.

Bạn có thể xác định rủi ro bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra các rủi ro phổ biến, phỏng vấn các bên liên quan trong dự án (đặc biệt là các bên liên quan khó khăn vì họ thường có nhiều điều để nói về những gì có thể sai), các phiên động não và sử dụng ý thức chung của bạn.

Bạn đang tìm kiếm những thứ có thể gây ra vấn đề nếu chúng từng xảy ra. (Hãy nhớ rằng, rủi ro thiên đường đã xảy ra. Vấn đề dự án là những điều đã xảy ra.)

Tuy nhiên, về việc thực hiện nó, bạn chắc chắn nên liên quan đến người khác. Một mình, bạn đã thắng được toàn bộ bức tranh và bạn sẽ hết những thứ còn thiếu.

Rủi ro có thể và nên được xác định bởi bất cứ ai. Là người quản lý dự án, công việc của bạn là khuyến khích các đồng nghiệp của mình tăng rủi ro với bạn để với tư cách là một nhóm bạn có thể làm gì đó với họ.

Tất cả các rủi ro được xác định phải được ghi lại trong sổ đăng ký rủi ro. Nếu bạn có một điều phối viên dự án trong nhóm hoặc một người hỗ trợ dự án thì họ có thể làm điều này. Nếu không, nó là một phần của các nhiệm vụ hành chính để bạn làm.

Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Chứng minh rằng bạn nhận thức được các rủi ro chính có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn và rằng bạn có một phương tiện để tiếp tục nhận thức được các rủi ro mới.

Bước 3: Đánh giá

Rủi ro sau đó được đánh giá xác suất và tác động. Khi bạn đang đánh giá rủi ro, hãy suy nghĩ về khả năng xảy ra, chi phí xử lý là bao nhiêu và thời gian có thể sẽ thêm vào dòng thời gian dự án của bạn.

Là một biện pháp khác, bạn cũng có thể đánh giá mức độ gần nhau, có nghĩa là mức độ rủi ro có thể xảy ra gần đến mức nào. Một rủi ro với độ gần cao sẽ có khả năng xảy ra sớm. Một rủi ro với độ gần thấp có thể xảy ra tại một thời điểm nào đó trong tương lai xa. Điều này có thể cung cấp cho bạn một yếu tố khác để ưu tiên thời gian và năng lượng của bạn khi nói đến việc xử lý các rủi ro.

Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Đảm bảo người quản lý của bạn rằng mọi người trong nhóm có ý tưởng rõ ràng về những gì sẽ xảy ra nếu bất kỳ rủi ro nào trong số này thực sự xảy ra.

Bước 4: Phản hồi kế hoạch

Bây giờ chúng tôi đến phần khó khăn trong kế hoạch quản lý rủi ro của bạn. Trong bước này, bạn tìm ra cách quản lý rủi ro bằng cách xác định một phản ứng phù hợp.

Chúng tôi làm điều này bởi vì cho đến bây giờ tất cả những gì bạn đã có là một danh sách những gì có thể xảy ra để loại bỏ dự án của bạn trong tương lai và một thỏa thuận sẽ lớn như thế nào. Điều mà người quản lý của bạn sẽ muốn biết tiếp theo là: Bạn sẽ làm gì với nó?

Nói chung, có bốn điều bạn có thể làm để giải quyết và quản lý rủi ro dự án. Họ đang:

• Tránh: Thực hiện các bước để ngăn chặn kết quả này xảy ra.
• Chuyển nhượng: Chuyển trách nhiệm sang một bên khác, chẳng hạn như với chính sách bảo hiểm.
• Giảm thiểu: Hãy hành động để giảm tác động của vấn đề nếu nó xảy ra.
• Chấp nhận: Hiểu rằng kết quả rủi ro có thể xảy ra và với sự đồng ý của nhóm của bạn, không có hành động nào để ngăn chặn điều đó.

Một số rủi ro của bạn có thể có kết quả tích cực. Chẳng hạn, có một rủi ro là bạn bán quá nhiều sản phẩm mới đến nỗi làm sập các đường dây điện thoại. Đó sẽ là một vấn đề tốt để có, nhưng nó vẫn là một rủi ro mà bạn nên lên kế hoạch.

Có một số cách bạn có thể chuẩn bị cho rủi ro tích cực xảy ra bao gồm:

• Khai thác: Làm hết sức mình để đảm bảo kết quả này xảy ra để bạn có thể gặt hái những phần thưởng.
• Chia sẻ: Làm việc với một đồng nghiệp hoặc công ty khác để tạo ra rủi ro tích cực nhiều khả năng.
• Tăng cường: Ảnh hưởng đến các yếu tố có thể đóng góp vào kết quả tích cực và cố gắng để có được nhiều lợi ích hơn nữa.
• Chấp nhận: Thừa nhận khả năng rủi ro tích cực và không làm gì cả.

Bạn cần phải tìm ra chiến lược phản hồi nào là chiến lược tốt nhất cho mọi rủi ro trong đăng ký của bạn. Ví dụ, bạn có thể quyết định rằng nguy cơ sập mái nhà xưởng là điều mà bạn sẽ đơn giản chấp nhận vì điều đó có thể xảy ra. Tuy nhiên, nguy cơ ngộ độc thực phẩm chiếm một nửa lực lượng lao động của bạn là điều bạn đang tích cực giảm thiểu bằng cách đào tạo lại tất cả nhân viên phục vụ của mình. Nếu nó đã xảy ra trước đây và thực sự rất có khả năng trừ khi bạn làm điều gì đó về nó, bạn sẽ muốn giảm thiểu rủi ro.

Sau khi phản hồi được xác định và đồng ý, chủ sở hữu rủi ro có thể được chỉ định để thực hiện kế hoạch hành động quản lý rủi ro. Nói cách khác, bạn cần một người có trách nhiệm để xem qua các nhiệm vụ mà bạn đồng ý trong kế hoạch của mình.

Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Cho người quản lý của bạn biết rằng bạn đã xem xét phải làm gì về những điều có thể gây ra vấn đề cho dự án của bạn và rằng bạn đang đặt kế hoạch để giảm sự không chắc chắn và rủi ro cho dự án.

Bước 5: Thực hiện

Kế hoạch quản lý rủi ro của bạn bây giờ nên bao gồm ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động giảm thiểu rủi ro cho từng rủi ro. Bây giờ họ nên xử lý các nhiệm vụ đó để bạn chủ động quản lý các rủi ro mở.

Điều này cải thiện sự tự tin bằng cách: Chứng minh rằng bạn và nhóm dự án của bạn có thể làm theo những gì bạn nói bạn sẽ làm. Bằng cách báo cáo về những gì bạn đã đạt được và những rủi ro bạn đã giảm thiểu, nó cho thấy đội ngũ quản lý của bạn rằng bạn nghiêm túc trong việc cung cấp và thực hiện những gì cần thiết để chứng minh dự án của bạn trong tương lai chống lại các vấn đề.

Khi rủi ro đã qua - khi nó không còn phù hợp vì nó đã xảy ra hoặc không thể xảy ra nữa - bạn có thể đóng nó từ sổ đăng ký rủi ro của mình.

Đặt kế hoạch quản lý rủi ro dự án này có thể khiến bạn khác biệt với các nhà quản lý khác. Sếp của riêng bạn sẽ có bằng chứng cho thấy bạn có thể suy nghĩ chiến lược và sáng tạo về những gì có thể khiến dự án của bạn không hoạt động, và - quan trọng nhất - làm điều gì đó về nó. Bạn sẽ là người tích cực quản lý các vấn đề trước khi chúng xảy ra, quét sạch các rào cản và chuẩn bị cho mọi thứ!

Được nhìn nhận là giỏi trong việc quản lý rủi ro dự án là một cách chắc chắn để được quản lý xem là một đôi tay an toàn. Bạn không cần nhiều kinh nghiệm hoặc chứng chỉ để bắt đầu quản lý rủi ro dự án thành công (mặc dù trình độ chính thức trong quản lý rủi ro vẫn tồn tại). Quy trình năm bước dễ dàng này sẽ sớm có nghĩa là quản lý rủi ro dự án được nhúng trong các kế hoạch dự án của bạn.