Cách tổ chức giấy tờ của bạn
NộI Dung
- Bắt đầu
- Thu thập tài liệu của bạn
- Phân loại
- Tài liệu quan trọng riêng biệt
- Nhân đôi ví của bạn
- Tạo một hệ thống nộp đơn giản
- Đang duy trì
Hầu hết mọi người không nghĩ về một tài liệu quan trọng cho đến khi họ cần nó. Nếu giấy tờ của bạn được trải ra khắp nơi và bạn không có hệ thống tổ chức trung tâm trong văn phòng tại nhà, bạn có thể lãng phí rất nhiều thời gian và năng lượng để tìm kiếm mọi thứ. Bạn thậm chí có thể mất một cái gì đó.
Bắt đầu
Với một vài bước đơn giản, bạn có thể sắp xếp các tài liệu giấy quan trọng của mình: Bạn sẽ cần một tủ hồ sơ hai ngăn nhỏ hoặc hộp tệp treo di động, treo các tệp trong sáu màu khác nhau, các thư mục tab thứ ba, tab trên cùng, và một két sắt chống cháy tùy chọn. Hoặc bạn có thể mua một chất kết dính lớn và chèn tab. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.
Thu thập tài liệu của bạn
Trước khi bạn có thể sắp xếp tất cả các tài liệu quan trọng của mình, bạn phải định vị chúng. Đôi khi nói thì dễ hơn làm. Kiểm tra ngăn kéo văn phòng tại nhà của bạn và các giấy tờ xếp trên bàn hoặc bàn của bạn. Kiểm tra đống giấy làm lộn xộn mặt bàn bếp cũng như ngăn kéo và giỏ bếp. Nhìn vào tủ quần áo phòng ngủ và đầu giường của bạn. Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, hãy kiểm tra ví hoặc cặp của bạn để biết các tài liệu quan trọng mà bạn đang vô tình mang theo.
Phân loại
Các tài liệu quan trọng nhất thuộc một trong sáu loại sau đây. Sắp xếp tất cả các tài liệu thu thập của bạn như sau:
- Hồ sơ nhà và tài sản: Thế chấp, chứng thư tài sản, dự án và biên lai cải tạo nhà, hướng dẫn sử dụng và bảo hành, thông tin thuế tài sản, chính sách bảo hiểm nhà và hướng dẫn sử dụng
- Hồ sơ tự động: Các tiêu đề, hồ sơ bảo trì, chính sách và thông tin bảo hiểm, thông tin cho vay và hồ sơ thanh toán
- Hồ sơ sức khỏe: chính sách bảo hiểm, hướng dẫn sử dụng bảo hiểm y tế, giải thích về quyền lợi y tế, hóa đơn bác sĩ, danh sách kê đơn, thông tin tài khoản chi tiêu linh hoạt, biên lai y tế, chỉ thị y tế, chính sách bảo hiểm nhân thọ
- Các báo cáo tài chính: Báo cáo ngân hàng, báo cáo thuế, hồ sơ khấu trừ thuế, hồ sơ đầu tư, hồ sơ cho vay, sao kê thẻ tín dụng
- Hồ sơ điện tử: Hợp đồng điện thoại di động và hướng dẫn sử dụng thiết bị; biên lai bán hàng và bảo hành cho máy tính, máy tính xách tay và máy tính bảng; kế hoạch cáp và internet và hóa đơn; biên lai bán hàng không dây và hướng dẫn sử dụng
- Hồ sơ cá nhân: Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng nhận ly hôn, giấy lưu ký, thông tin an sinh xã hội, hồ sơ tiêm chủng, hộ chiếu, hồ sơ nghĩa vụ quân sự, hồ sơ rửa tội và xác nhận, di chúc, kế hoạch mai táng và thông tin về nơi chôn cất. Bạn nên có những thứ này cho mỗi thành viên trong gia đình. Nếu bạn có vật nuôi, bạn cũng có thể bao gồm các tài liệu quan trọng của họ như thông tin thú y và vắc-xin trong danh mục này.
Tài liệu quan trọng riêng biệt
Hầu hết các tài liệu quan trọng của bạn có thể được lưu trữ trong một tủ hồ sơ thông thường hoặc hộp tập tin treo di động. Tuy nhiên, một số thực sự nên được giữ trong két an toàn chống cháy hoặc trong tùy chọn lưu trữ ngoài cơ sở như hộp ký gửi an toàn.
Tài liệu quan trọng là những tài liệu sẽ rất khó khăn hoặc tốn thời gian để thay thế. Chúng có thể chứa thông tin cá nhân nhạy cảm có thể bị xâm phạm bởi kẻ trộm danh tính nếu bị đánh cắp. Trong khi đó, nếu nhà của bạn bị phá hủy bởi hỏa hoạn hoặc lũ lụt, bạn muốn những tài liệu quan trọng này vẫn còn nguyên vẹn.
Đối với hầu hết mọi người, các tài liệu sau đây sẽ được coi là quan trọng: Thông tin an sinh xã hội, giấy khai sinh, chính sách bảo hiểm và thông tin liên hệ của đại lý, di chúc, tài sản, quyền sở hữu xe, hộ chiếu và bất kỳ hợp đồng hoặc thỏa thuận nào cần có chữ ký gốc.
Lập danh sách tổng thể tất cả các tài liệu quan trọng bạn đặt trong két an toàn chống cháy hoặc trong tùy chọn lưu trữ ngoại vi.
Nhân đôi ví của bạn
Hầu hết chúng ta đều mang thông tin quan trọng trong ví mỗi ngày và sẽ rất bất tiện nếu bị mất hoặc bị đánh cắp.
Tạo bản sao giấy phép lái xe, thẻ người hiến tạng, thẻ bảo hiểm y tế, thẻ thành viên cho phòng tập thể dục, thư viện, chương trình khách hàng thân thiết của cửa hàng tạp hóa, câu lạc bộ kho, v.v., và quan trọng nhất là tất cả thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ và quay lại). Giữ các bản sao này với các tài liệu giấy quan trọng khác của bạn.
Tạo một hệ thống nộp đơn giản
Hệ thống nộp đơn càng đơn giản, bạn càng có nhiều khả năng sử dụng nó trên cơ sở nhất quán. Lấy từng loại tài liệu quan trọng và gán cho nó một màu tệp treo:
- Hồ sơ nhà và tài sản
- Hồ sơ tự động
- Hồ sơ sức khỏe
- Các báo cáo tài chính
- Hồ sơ điện tử
- Hồ sơ cá nhân
Thêm số lượng tệp treo thích hợp vào hệ thống lưu trữ của bạn cho số lượng tài liệu bạn có trong mỗi danh mục.
Sử dụng các thư mục manila và tạo một thư mục cho từng tài liệu riêng lẻ trong mỗi danh mục. Đặt các thư mục trong phần tập tin treo màu thích hợp.
Nếu bạn đã mua một chất kết dính ba vòng lớn và chèn tab, hãy gắn nhãn cho các tab có cùng tên bản ghi, bấm lỗ tất cả các tài liệu và sắp xếp chúng. Nếu giấy tờ không thể bấm lỗ, thay vào đó hãy đặt chúng vào một thư mục và thay vào đó hãy bấm lỗ vào thư mục.
Nếu giấy tờ không phải là thứ của bạn, đây có thể là một khoảnh khắc giải phóng. Bạn có thể quét tất cả các tài liệu này, lưu chúng vào ổ cứng và sau đó cắt nhỏ bản gốc.
Nhưng sử dụng theo ý riêng của bạn vì một số giấy tờ tốt hơn là lưu lại. Giữ bản gốc của tất cả các tài liệu quan trọng. Sử dụng đánh giá tốt nhất của bạn trên những người khác. Hầu hết các tổ chức tài chính đều hạnh phúc khi bạn không cần giấy tờ.
Đang duy trì
Một khi các giấy tờ quan trọng của bạn được tổ chức, giữ chúng theo cách đó. Mỗi tháng khi bạn thanh toán hóa đơn, hãy gửi bất kỳ tài liệu mới nào trong phần thích hợp của hệ thống nộp đơn của bạn. Đồng thời, tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào bạn đã xóa khỏi hệ thống trong tháng vẫn có thể nằm ngoài hệ thống lưu trữ. Nộp lại chúng. Ít nhất hai lần một năm, xem xét các tài liệu trong hệ thống nộp đơn của bạn để xem liệu có thể bị thanh trừng không. Một lịch trình tốt để làm theo là vào đầu năm học và vào cuối mỗi năm học.
Với một chút nỗ lực, bạn có thể gặt hái những lợi ích lâu dài và tiết kiệm thời gian bằng cách tổ chức các tài liệu giấy quan trọng của bạn.
