Làm thế nào để trả lời các câu hỏi kiểm toán nội bộ

NộI Dung

• Nhân viên sẽ gặp kiểm toán nội bộ
• Trả lời một cách thành thật
• Giả sử họ không biết gì về lĩnh vực chuyên môn của bạn
• Kết nối các dấu chấm cho chúng

Kiểm toán viên nội bộ đào sâu vào hành động và nhiệm vụ của tất cả nhân viên và phòng ban trong một công ty để khám phá các cách để cải thiện chức năng của toàn bộ tổ chức. Nhìn bề ngoài, điều này nghe có vẻ như họ chen vào nơi họ không thuộc về họ, nhưng thực ra, họ thực hiện một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và cải thiện tổ chức của họ.

Nhân viên sẽ gặp kiểm toán nội bộ

Hầu hết các công ty tư nhân và công cộng thực hiện kiểm toán nội bộ thường xuyên để đảm bảo họ đang đi đúng hướng trong việc đáp ứng các mục tiêu và nhiệm vụ của công ty. Chính phủ cũng sẽ hoàn thành kiểm toán nội bộ thường xuyên. Và, khi bạn trải qua sự nghiệp dịch vụ công cộng, có nhiều khả năng bạn sẽ phải trả lời các câu hỏi của kiểm toán viên nội bộ.

Trong phần lớn các trường hợp, các kiểm toán viên chỉ đang thu thập thông tin. Ví dụ, họ có thể đang cố gắng hiểu cách thức hoạt động của bạn trong tổ chức.

Ở đó, bạn không cần phải căng thẳng khi một kiểm toán viên nội bộ nói chuyện với bạn. Kiểm toán viên nội bộ là những chuyên gia chỉ cố gắng thực hiện công việc trong ngày của họ. Cấp, công việc của họ có thể làm cho bạn và những người khác không thoải mái. Họ xác định điểm yếu trong các hệ thống và khuyến nghị các hành động khắc phục.

Nhưng cuối cùng, họ làm cho tổ chức của họ hoạt động tốt hơn và câu trả lời của bạn cho câu hỏi của họ rất quan trọng để thực hiện điều này. Vì vậy, đây là ba lời khuyên để trả lời kiểm toán viên nội bộ khi họ đến gõ cửa nhà bạn.

Trả lời một cách thành thật

Kiểm toán viên nội bộ biết khi nào một cái gì đó không khá bổ sung. Donith cho họ một lý do để nghi ngờ uy tín của bạn bằng cách bất cứ điều gì ít hơn là hoàn toàn trung thực.

Nếu bạn không biết câu trả lời cho câu hỏi, thì hãy cố gắng vượt qua nó. Bạn chỉ có thể làm cho mình trông ngớ ngẩn khi họ tìm thấy câu trả lời thực sự. Sự lựa chọn tốt hơn nhiều chỉ đơn giản là nói rằng bạn không biết câu trả lời. Nếu đó là thứ bạn có thể nghiên cứu cho họ, hãy đề nghị làm như vậy. Họ có thể đưa bạn lên đề nghị, hoặc họ có thể đã có một số ý tưởng về cách nhận được câu trả lời.

Khi bạn nghĩ rằng các kiểm toán viên nội bộ có thể không thích câu trả lời của bạn, đừng bỏ qua câu trả lời của bạn. Họ muốn hiểu mọi thứ khi chúng thực sự tồn tại, vì vậy ngay cả khi câu trả lời của bạn không phải là những gì sẽ làm cho công việc của họ dễ dàng hơn hoặc những gì họ mong đợi được nghe, họ cần phải biết sự thật.

Giả sử họ không biết gì về lĩnh vực chuyên môn của bạn

Kiểm toán viên nội bộ thường là những người sắc sảo, nhưng họ có thể là chuyên gia về mọi thứ. Một số tập trung đào tạo chuyên nghiệp và làm việc về các khía cạnh cụ thể của kiểm toán nội bộ như hệ thống thông tin hoặc tài chính, nhưng không cho rằng họ biết lĩnh vực chuyên môn của bạn.

Nghe có vẻ như đã cho, nhưng rất dễ để sử dụng các thuật ngữ hoặc bỏ qua các bước khi mô tả các quy trình. Những gì một hành động thiếu suy nghĩ đối với bạn có lẽ không phải là kiểm toán viên nội bộ đang tìm cách hiểu các quy trình kinh doanh của bạn. Hãy suy nghĩ về mọi hành động bạn thực hiện. Một cái gì đó có vẻ như là một bước đối với bạn có thể là một vài bước bạn đã kết hợp với nhau trong tâm trí của bạn qua nhiều năm lặp đi lặp lại.

Ngay cả khi cuộc trò chuyện có vẻ tẻ nhạt và quá đơn giản, hãy nhớ các kiểm toán viên nội bộ cố gắng chia nhỏ các quy trình thành các hoạt động nhỏ nhất của họ. Chỉ sau đó họ có thể tìm thấy nơi các quy trình có thể đi sai.

Kết nối các dấu chấm cho chúng

Kiểm toán viên nội bộ không chỉ giải mã các quy trình thành các bit nhỏ nhất của họ, mà họ còn tìm kiếm sự liên kết giữa con người và quy trình. Họ tìm kiếm tất cả những người tham gia vào một quy trình để xem ai cần tham gia, những người không liên quan nhưng cần phải có, cách những người đó tương tác và liệu có đủ biện pháp kiểm soát để ngăn chặn hoặc bắt gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng .

Khi trả lời kiểm toán viên nội bộ, hãy chỉ ra nơi bạn và quy trình của bạn tương tác với người khác và quy trình của họ. Kết nối các dấu chấm như thế này cho họ một bức tranh rõ ràng hơn về cách thức tổ chức hoạt động nói chung. Thông tin như vậy cũng cung cấp cho kiểm toán viên nội bộ dẫn đến việc nói chuyện với ai và nơi để tìm thêm thông tin.