Làm thế nào để viết thư khiển trách nhân viên
NộI Dung
- Thành phần của thư khiển trách
- Tầm quan trọng của chữ ký
- Tạo cơ hội cho phản ứng của nhân viên
- Mẫu thư khiển trách
- Mẫu thư khiển trách số 1 (Phiên bản văn bản)
- Mẫu thư khiển trách số 2 (Phiên bản văn bản)
- Xác nhận của nhân viên
Thư khiển trách là thư do người giám sát viết để đưa ra tuyên bố chính thức về vấn đề hiệu suất mà nhân viên phải cải thiện. Thư khiển trách thường là một bước trong quy trình xử lý kỷ luật chính thức có thể dẫn đến hành động kỷ luật bổ sung cho nhân viên lên đến và bao gồm chấm dứt việc làm nếu nhân viên không cải thiện.
Thư khiển trách là một thành phần quan trọng trong tài liệu về vấn đề hiệu suất của nhân viên đối với nhân viên và người sử dụng lao động. Văn bản khiển trách viết rõ ràng và cụ thể hiệu suất phải cải thiện và hậu quả nếu hiệu suất không được cải thiện.
Những thư kinh doanh chính thức này thường theo sau bất kỳ nỗ lực huấn luyện bằng lời nói nào của người giám sát. Tuy nhiên, họ thường đến trước một sự điều chỉnh bằng lời nói đối với nhân viên, được gọi là cảnh báo bằng lời nói hoặc cảnh báo bằng lời nói chính thức. Tất cả các bước nên tập trung vào vấn đề hiệu suất hoặc các vấn đề hiệu suất liên quan.
Thành phần của thư khiển trách
Thư khiển trách hiệu quả có một số thành phần chung. Họ nên có một tuyên bố rõ ràng về vấn đề hoặc vấn đề hiệu suất mà nhân viên phải cải thiện. Nó có thể liệt kê một số ví dụ về cách mà nhân viên có thể thay đổi hiệu suất của họ để tuân thủ các kỳ vọng về hiệu suất. Đưa ra các ví dụ cung cấp cho nhân viên một bức tranh được chia sẻ, chia sẻ ý nghĩa của bạn về sự kỳ vọng của người giám sát và công ty.
Nếu có liên quan, bao gồm một dòng thời gian trong đó hiệu suất của nhân viên phải cải thiện. Tài liệu tham khảo này có thể ở dạng ngày đáo hạn hoặc ngày kết thúc tại thời điểm đó, người giám sát sẽ đánh giá lại hiệu suất của nhân viên.
Giải thích cách thức hoạt động không hiệu quả không chỉ của nhân viên mà cả nơi làm việc và thành công của tổ chức. Đưa ra một tuyên bố rõ ràng về hậu quả mà một nhân viên có thể mong đợi nếu hiệu suất của họ không được cải thiện như được mô tả trong thư khiển trách.
Tầm quan trọng của chữ ký
Chữ ký của người giám sát hoặc người quản lý của nhân viên rất quan trọng khi nói đến khiển trách. Bức thư thường chứa một tuyên bố rằng chữ ký của nhân viên thể hiện rằng họ đã nhận được thư. Nó không nhất thiết chỉ ra rằng họ đồng ý với nội dung của nó. Bạn phải cụ thể trong từ ngữ để nhân viên hiểu rằng họ đang thừa nhận đã nhận không làm sai.
Tạo cơ hội cho phản ứng của nhân viên
Bạn nên cho nhân viên cơ hội trả lời những vấn đề được nêu trong thư khiển trách. Sự phản đối nên được viết thành văn bản, ghi ngày tháng và có chữ ký của nhân viên. Nhân viên có thể đồng ý, không đồng ý, bày tỏ sự tương phản, v.v. Từ chối viết bởi nhân viên được đính kèm với các thư khiển trách ban đầu.
Mẫu thư khiển trách
Đây là một ví dụ về một bức thư khiển trách. Tải xuống mẫu thư khiển trách (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc xem bên dưới để biết thêm ví dụ.
Mẫu thư khiển trách số 1 (Phiên bản văn bản)
Kính gửi: Jeffery Jones
Từ: George Peterson
Ngày: 1 tháng 9 năm 2018
Re: Thư khiển trách
Đây là thư khiển trách chính thức để thông báo cho bạn rằng hiệu suất của bạn không đáp ứng mức đóng góp dự kiến. Trong công việc của bạn là một chuyên gia kỹ thuật để hỗ trợ khách hàng, kỳ vọng công việc được phát triển bởi toàn bộ nhóm các chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật và người quản lý của họ. Điều này có nghĩa là chúng là tiêu chuẩn được chấp nhận cho hiệu suất của mỗi chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật.
Bạn đang không thực hiện theo những cách sau.
- Số lượng khách hàng mà bạn phục vụ trong một tuần thấp hơn 30% so với tiêu chuẩn mà các chuyên gia hỗ trợ công nghệ còn lại đang đáp ứng.
- Mức độ khó của các vấn đề bạn chọn phản hồi thấp hơn 40% so với tiêu chuẩn mà các nhân viên còn lại đang đạt được.
- Khoảng thời gian khách hàng dành cho điện thoại với bạn vượt quá 25% nhân viên còn lại.
Như bạn có thể thấy, trong ba phép đo hiệu suất quan trọng nhất cho công việc của bạn, bạn không thành công. Người giám sát của bạn đã nói chuyện với bạn nhiều lần và bạn được đào tạo bổ sung. Do đó, chúng tôi tin rằng bạn không sẵn sàng thực hiện. Điều này ảnh hưởng xấu đến khối lượng công việc của các nhân viên công nghệ còn lại.
Chúng ta cần thấy một sự cải thiện ngay lập tức trong cả ba lĩnh vực thực hiện hoặc hành động kỷ luật bổ sung lên đến và bao gồm cả chấm dứt việc làm sẽ xảy ra. Chúng tôi có niềm tin rằng bạn có thể cải thiện. Chúng ta cần thấy sự cải thiện ngay lập tức.
George Peterson, Giám sát viên
Marian Demark, Giám đốc nhân sự
Mẫu thư khiển trách số 2 (Phiên bản văn bản)
Kính gửi: Linda Rodriguez
Từ: Mary Wilmont
Ngày: 1 tháng 9 năm 2018
Re: Thư khiển trách
Mục đích của bức thư khiển trách này là để thông báo cho bạn chính thức rằng việc bạn tham dự đang ảnh hưởng xấu đến khả năng hoàn thành công việc của bạn. Trong khi được trả lương, nhân viên được miễn không bắt buộc phải làm việc theo giờ cụ thể, một tuần làm việc bốn mươi giờ là tiêu chuẩn và được mong đợi.
Bạn đã thất bại trong công việc ít nhất một ngày một tuần kể từ khi bắt đầu công việc mới và chỉ làm việc ba mươi hai giờ một tuần. Người quản lý của bạn đã thông báo cho bạn về thời gian nghỉ FMLA cho các vấn đề y tế cá nhân hoặc gia đình. Anh ấy cũng đã hỏi bạn nếu bạn cần một chỗ ở để bạn có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả.
Ông đã đề nghị bạn đến phòng nhân sự để thảo luận về những vấn đề này và sự tham dự của bạn. Bạn đã từ chối cả ba cơ hội mà chúng tôi cung cấp để giúp bạn cải thiện hiệu suất kém này.
Thực tế là bạn không thể thực hiện công việc của mình trong vòng chưa đầy bốn mươi giờ. Bạn đang thiếu thời hạn cho các bài tập công việc của bạn và độ trễ của bạn đang ảnh hưởng xấu đến công việc của đồng nghiệp bộ phận tiếp thị của bạn. Họ đang thiếu thời hạn do bạn không thực hiện được.
Ngoài ra, công việc còn dang dở của bạn khi được giao cho đồng nghiệp đang khiến khối lượng công việc của họ bị quá tải vì họ đã có những công việc đòi hỏi bốn mươi giờ làm việc mỗi tuần. Điều này là không công bằng và chúng tôi sẽ không chịu đựng những tác động tiêu cực này tại nơi làm việc bắt đầu ngay bây giờ.
Chúng tôi cần thấy sự cải thiện ngay lập tức trong việc tham dự của bạn hoặc chúng tôi sẽ chấm dứt việc làm của bạn. Điều này có nghĩa là bạn phải tham gia công việc năm ngày một tuần. Nếu bạn không tham gia công việc năm ngày một tuần, bạn không thể đáp ứng các mục tiêu mà bạn đã được tuyển dụng.
Các chính sách nghỉ phép tiêu chuẩn của chúng tôi cung cấp cho bạn sáu ngày nghỉ ốm và hai ngày nghỉ phép cá nhân mà bạn phải sử dụng trong một năm. Bạn phải áp dụng cho ngày nghỉ trước.
Bạn đã sử dụng bốn ngày ốm và tất cả các ngày cá nhân của bạn với sự vắng mặt hiện tại của bạn. Chúng tôi không có kế hoạch để dành nhiều thời gian hơn cho bạn. Điều này khiến bạn chỉ có hai ngày ốm và thời gian nghỉ có lương mà bạn phải yêu cầu trước.
Nếu bạn vắng mặt trên thời gian nghỉ có sẵn, chúng tôi sẽ chấm dứt việc làm của bạn. Chúng tôi hy vọng rằng bạn hiểu bạn gần như thế nào khi mất việc. Bạn sẽ không nhận được thêm cảnh báo.
Trân trọng,
Mary Wilmont, quản lý
Thomas Credence, Giám đốc nhân sự
Xác nhận của nhân viên
Điều quan trọng là tạo ra một dấu vết giấy của hành động khiển trách nhân viên. Quá trình này cho phép tạo ra bằng chứng chứng minh rằng nhân viên đã nhận được thông báo đầy đủ về các vấn đề và các bước, ví dụ như tư vấn đã được thực hiện để khắc phục tình trạng này.
Một xác nhận đơn giản về việc nhận hướng dẫn làm rõ rằng nhân viên đã nhận được khiển trách.
