Kỹ năng thuyết trình quan trọng để thành công tại nơi làm việc

NộI Dung

• Kỹ năng thuyết trình là gì?
• Các giai đoạn trình bày
• Các loại kỹ năng thuyết trình
• Phân tích
• Cơ quan
• Giao tiếp phi ngôn ngữ
• Phần mềm thuyết trình
• Nói trước công chúng
• Nghiên cứu
• Giao tiếp bằng lời nói
• Viết
• Thêm kỹ năng thuyết trình
• Làm thế nào để làm cho kỹ năng của bạn nổi bật

Cho dù bạn là một giám đốc điều hành cấp cao hay trợ lý hành chính, phát triển kỹ năng thuyết trình của bạn là một cách quan trọng để leo lên trong một công việc dựa trên văn phòng. Các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên thông tin được chia sẻ ở định dạng thuyết trình và hầu như không có doanh nghiệp nào thay đổi quyết định mà không thấy bản thuyết trình thuyết phục trước tiên.

Không phải tất cả các bài thuyết trình diễn ra trong một cuộc họp chính thức. Nhiều kỹ năng thuyết trình có liên quan đến các cuộc gọi trực tiếp hoặc các cuộc gọi bán hàng.

Điều quan trọng đối với bất kỳ nhân viên văn phòng là phải biết những bước nào để tạo ra một bài thuyết trình hiệu quả và kỹ năng thuyết trình nào là quan trọng nhất đối với nhà tuyển dụng.

Làm nổi bật những kỹ năng này cũng sẽ giúp bạn nổi bật trong quá trình tìm việc.

Kỹ năng thuyết trình là gì?

Kỹ năng thuyết trình đề cập đến tất cả các phẩm chất bạn cần để tạo và cung cấp một bài thuyết trình rõ ràng và hiệu quả. Trong khi những gì bạn nói trong một bài thuyết trình có vấn đề, nhà tuyển dụng cũng đánh giá cao khả năng tạo tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như slide. Nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn có thể muốn bạn cung cấp các cuộc họp giao ban và báo cáo cho đồng nghiệp, thực hiện các buổi đào tạo, trình bày thông tin cho khách hàng hoặc thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào khác liên quan đến việc nói trước khán giả.

Đưa ra những cuộc nói chuyện hấp dẫn và dễ hiểu là một thành phần chính của các kỹ năng giao tiếp bằng miệng mạnh mẽ, là một yêu cầu công việc cho nhiều vị trí.

Các giai đoạn trình bày

Bất kỳ bài thuyết trình nào cũng có ba giai đoạn: chuẩn bị, giao hàng và theo dõi. Tất cả các kỹ năng thuyết trình phù hợp với một trong ba giai đoạn này.

Sự chuẩn bị liên quan đến nghiên cứu và xây dựng bài thuyết trình. Điều này có thể có nghĩa là tạo ra toàn bộ văn bản (hoặc ít nhất là viết ghi chú) và tạo bất kỳ slide nào và các tài liệu hình ảnh / âm thanh hỗ trợ khác. Bạn cũng sẽ phải đảm bảo rằng địa điểm phù hợp đã có sẵn và được thiết lập đúng trước và máy chiếu hoạt động (nếu bạn cần) và kết nối với máy tính xách tay của bạn. Bạn cũng sẽ muốn thực hành bài thuyết trình của mình nhiều lần như bạn cần để cảm thấy thoải mái khi cung cấp nó một cách dễ dàng và tự tin trong thời gian dành cho bài thuyết trình.

Các kỹ năng liên quan đến chuẩn bị bao gồm:

• Tiến hành nghiên cứu liên quan đến chủ đề thuyết trình của bạn
• Lập biểu đồ và đồ thị mô tả kết quả nghiên cứu của bạn
• Tìm hiểu về đối tượng của bạn để điều chỉnh tốt hơn bài thuyết trình của bạn theo nhu cầu của họ
• Tạo các slide kỹ thuật số
• Chia bài thuyết trình thành các phần có độ dài hợp lý
• Sử dụng số liệu thống kê hiệu quả để thuyết phục khán giả
• Kết hợp các ví dụ và câu chuyện cụ thể để minh họa điểm và duy trì sự chú ý của khán giả
• Chuẩn bị tài liệu phát hoặc tài liệu tham khảo kỹ thuật số để khán giả không bận tâm với việc ghi chú
• Thúc đẩy thuyết trình hiệu quả để tạo đối tượng thích hợp

Chuyển là phần khán giả nhìn thấy. Một giao hàng tốt phụ thuộc vào sự chuẩn bị cẩn thận và trình bày tự tin và đòi hỏi bộ kỹ năng đặc biệt của riêng mình.

Các kỹ năng liên quan đến giao hàng bao gồm:

• Cung cấp một mở đầu thu hút sự chú ý cho một cuộc nói chuyện
• Cung cấp một bản tóm tắt về những gì sẽ được trình bày để giới thiệu một bài thuyết trình và cung cấp bối cảnh
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp bằng mắt để truyền năng lượng và sự tự tin
• Tạm dừng để nhấn mạnh những điểm chính
• Điều chỉnh giọng hát để nhấn mạnh
• Phát âm rõ ràng và trơn tru
• Tiêm hài hước
• Nói với sự nhiệt tình và hoạt hình
• Tự tin phóng chiếu
• Tóm tắt các điểm chính khi kết luận
• Fielding câu hỏi để làm rõ điểm

Theo sátbao gồm phá vỡ và lưu trữ đúng cách bất kỳ thiết bị nào, liên hệ với bất kỳ thành viên đối tượng nào mà bạn đồng ý liên lạc thêm và mời chào, thu thập và phân tích phản hồi. Trong một số bài thuyết trình, bạn có thể thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm khán giả, chẳng hạn như tên và thông tin liên lạc hoặc các cuộc khảo sát đã hoàn thành mà bạn cũng phải tổ chức và lưu trữ.

Các kỹ năng liên quan đến theo dõi bao gồm:

• Tạo một mẫu đánh giá để thu hút phản hồi từ những người tham dự
• Phiên dịch phản hồi từ các đánh giá và sửa đổi nội dung và / hoặc phân phối cho các bài thuyết trình trong tương lai
• Tổ chức một cơ sở dữ liệu của người tham dự cho các bài thuyết trình trong tương lai
• Phỏng vấn những người tham dự chính để có thêm phản hồi
• Gửi slide thuyết trình cho người tham dự

Các loại kỹ năng thuyết trình

Phân tích

Những người thuyết trình tốt nhất không ngừng nâng cao kỹ năng của họ. Để trở nên tốt hơn, bạn phải có khả năng nhìn trung thực vào hiệu suất của mình, đánh giá phản hồi bạn nhận được và tìm ra những gì bạn cần làm để cải thiện. Điều đó cần tư duy phân tích.

Quan trọng hơn, bạn cần nắm vững thông tin bạn sắp truyền đạt cho người khác. Bạn cần phân tích đối tượng của mình và sẵn sàng suy nghĩ nhanh nếu được hỏi những câu hỏi buộc bạn phải chứng minh rằng bạn hoàn toàn nhận thức được tài liệu và ý nghĩa của nó.

• Vấn đề nhạy cảm
• Báo cáo
• Khảo sát
• Tối ưu hóa
• Mô hình dự đoán
• Giải quyết vấn đề
• Tái cấu trúc
• Lập kế hoạch chiến lược
• Hội nhập
• Quản lý quy trình
• Cải tiến liên tục
• Chẩn đoán
• Phân tích
• Đánh giá
• Phán quyết

Cơ quan

Bạn không muốn trở thành người dành một nửa thời gian thuyết trình cố gắng tìm cáp để kết nối máy tính xách tay của họ với máy chiếu. Nhiều điều có thể sai ngay trước khi thuyết trình, và chúng có thể sẽ, trừ khi bạn được tổ chức.

Chuẩn bị thuyết trình cũng có nghĩa là theo dõi các ghi chú, thông tin và thời gian bắt đầu / dừng.

Một bài thuyết trình trong hơn một nửa thời gian được phân bổ là có vấn đề, cũng như một bài thuyết trình quá dài dòng.

Cuối cùng, bạn sẽ muốn hiệu đính và tinh chỉnh tất cả các tài liệu bạn dự định sử dụng để trình bày.

• Kế hoạch tổ chức sự kiện
• Kiểm toán
• Điểm chuẩn
• Ưu tiên
• Lưu trữ hồ sơ
• Lập kế hoạch
• Sự chú ý đến chi tiết
• Suy nghĩ nhanh

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Khi nói chuyện với khán giả, cách bạn thể hiện bản thân có thể cũng quan trọng như cách bạn trình bày thông tin của mình. Bạn muốn xuất hiện tự tin và hấp dẫn. Bạn có thể làm điều này thông qua tư thế tốt, sử dụng cử chỉ tay và giao tiếp bằng mắt với khán giả. Thực hành giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn bằng cách quay phim bản thân thực hiện một bài thuyết trình thực hành và quan sát ngôn ngữ cơ thể của bạn một cách cẩn thận.

• Lắng nghe tích cực
• Ổ đỡ trục
• Đĩnh đạc
• Sự tự tin
• Trí tuệ cảm xúc
• Sự tôn trọng
• Tạo điều kiện thảo luận nhóm
• Nhận thức về sự đa dạng sắc tộc, chính trị và tôn giáo

Phần mềm thuyết trình

Microsoft PowerPoint là phần mềm thống trị được sử dụng để tạo các công cụ hỗ trợ trực quan cho bài thuyết trình. Tìm hiểu để sử dụng nó tốt, bao gồm các tính năng đặc biệt bên ngoài các mẫu cơ bản có thể thực sự mang đến một bài thuyết trình. Ngay cả khi người khác đang chuẩn bị trình chiếu cho bạn, điều đó sẽ giúp biết cách sử dụng phần mềm trong trường hợp thay đổi vào phút cuối.

• Microsoft Office
• Thiết kế
• Bài phát biểu
• Google Slides
• Người trình bày Adobe

Nói trước công chúng

Bạn cần tỏ ra thoải mái và thu hút khi nói trước khán giả trực tiếp, ngay cả khi bạn không. Điều này có thể mất nhiều năm thực hành và đôi khi việc nói trước công chúng không dành cho một số người nhất định. Một người dẫn chương trình không thoải mái là một thách thức cho tất cả mọi người. May mắn thay, kỹ năng nói trước công chúng có thể cải thiện với thực hành.

• Khớp nối
• Hôn ước
• Đánh giá nhu cầu của khán giả
• Tư vấn
• Xử lý các câu hỏi khó
• Kiểm soát lo lắng hiệu suất
• Ghi nhớ
• Điều chỉnh giọng hát

Nghiên cứu

Nghiên cứu là bước đầu tiên trong việc chuẩn bị hầu hết các bài thuyết trình và có thể bao gồm từ quá trình nhiều năm đến dành 20 phút trực tuyến, tùy thuộc vào bối cảnh và chủ đề. Ít nhất, bạn phải có khả năng đóng khung rõ ràng các câu hỏi nghiên cứu, xác định các nguồn thông tin phù hợp và sắp xếp kết quả của bạn.

• Động não
• Hợp tác
• Phân tích dữ liệu lớn
• Kinh doanh thông minh
• Tính toán
• Phân tích trường hợp
• Mối quan hệ nhân quả
• Phân loại
• Phân tích so sánh
• Giải thích dữ liệu
• Suy luận
• Lập luận quy nạp
• Nghiên cứu công cụ tìm kiếm

Giao tiếp bằng lời nói

Nói trước công chúng là một hình thức giao tiếp bằng lời nói, nhưng bạn sẽ cần các hình thức khác để trình bày tốt. Cụ thể, bạn phải biết cách trả lời câu hỏi. Bạn sẽ có thể hiểu các câu hỏi của khán giả của bạn (ngay cả khi chúng lạ hoặc nói kém) và cung cấp câu trả lời tôn trọng, trung thực và chính xác mà không bị lạc đề.

• Lắng nghe tích cực
• Tiêu điểm
• Đồng cảm
• Xử lý các câu hỏi khó
• Sự quyết đoán
• Tư vấn
• Khẳng định
• Truyền tin

Viết

Bạn có thể hoặc không cần một kịch bản bằng văn bản, nhưng bạn cần lên kế hoạch trước những gì bạn sẽ nói, theo thứ tự bạn sẽ nói nó, và ở mức độ chi tiết nào. Nếu bạn có thể viết một bài luận gắn kết, bạn có thể lên kế hoạch cho một bài thuyết trình.

• Ngữ pháp
• chính tả
• Từ vựng
• Hiệu đính
• Xây dựng đề cương
• Ghi chép
• Đánh dấu tài liệu

Thêm kỹ năng thuyết trình

• Tóm tắt
• Bán hàng
• Thuyết phục
• Cung cấp các giai thoại để minh họa một điểm
• Hài hước
• Đào tạo
• Diễn tập
• Thiết kế tờ rơi
• Nhận biết và chống lại sự phản đối
• Đặt câu hỏi thăm dò để gợi ra chi tiết hơn về các vấn đề cụ thể
• Nhận chỉ trích mà không phòng thủ
• Không nói quá thường xuyên hoặc ngắt lời người khác
• Dự đoán mối quan tâm của người khác
• Kiến thức sản phẩm
• Định dạng phân tích SWOT
• Tuyên bố hỗ trợ với bằng chứng
• Đa ngôn ngữ
• Hợp đồng
• Làm việc với người đánh giá
• Tính nhất quán
• Phát triển và duy trì các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)
• Phát triển một tuyên bố đề xuất
• Sáng tạo
• Hợp lý
• Tạo và quản lý kỳ vọng
• Động lực
• Huấn luyện

Làm thế nào để làm cho kỹ năng của bạn nổi bật

BAO GỒM KỸ NĂNG TRÊN KẾT QUẢ CỦA BẠN: Nếu có thể, bạn có thể đề cập đến những từ này trong tóm tắt sơ yếu lý lịch hoặc tiêu đề của bạn.

KỸ NĂNG CAO CẤP TRONG BÀI GIẢNG CỦA BẠN: Đề cập đến một hoặc hai kỹ năng thuyết trình cụ thể và đưa ra ví dụ về các trường hợp khi bạn thể hiện những đặc điểm này tại nơi làm việc.

HIỂN THỊ KỸ NĂNG TRÌNH BÀY CỦA BẠN TRONG PHỎNG VẤN CÔNG VIỆC:Trong quá trình phỏng vấn, bạn có thể được yêu cầu trình bày mẫu. Trong trường hợp này, bạn sẽ muốn thể hiện những kỹ năng này trong khi trình bày. Ví dụ, bạn sẽ muốn thể hiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói của mình bằng cách nói rõ ràng và chính xác trong suốt bài thuyết trình.