Hướng dẫn viết thư và email chuyên nghiệp

Băng Hình: Webinar: Giải pháp số hóa và chuyển đổi thư viện truyền thống thành TVTM trong Giáo dục Phổ thông

NộI Dung

Hướng dẫn viết thư và email chuyên nghiệp
Thông tin liên lạc
Chào
Thân thư
Đóng cửa
Chữ ký
Cách gửi thư
Định dạng thư của bạn
Hướng dẫn viết thư
Ví dụ và mẫu
Kiểm tra chính tả và kiểm tra chính tả

Cách tốt nhất để viết một lá thư chuyên nghiệp - với một lá thư giấy hoặc một email là gì? Một người thực sự là tốt hơn so với người khác. Trong một số trường hợp, sẽ rất hợp lý khi giao tiếp qua email và đôi khi bạn có thể cần gửi một lá thư được đánh máy, in và ký tên truyền thống. Dù bạn chọn loại nào, điều quan trọng là phải tuân theo các hướng dẫn định dạng và viết thư và email chuyên nghiệp tốt nhất.

Email nhanh hơn và dễ dàng hơn, nhưng một số thư email không bao giờ được mở và tùy thuộc vào người bạn viết và lý do bạn viết, bạn có thể được yêu cầu gửi thư đánh máy và ký tên hoặc thậm chí tải lên trực tuyến.

Loại tin nhắn bạn chọn tùy thuộc vào người bạn liên lạc và mục đích thư tín của bạn.

Tất cả các chữ viết tốt bao gồm một số phần. Thông tin bạn bao gồm trong mỗi phần và định dạng tổng thể tùy thuộc vào việc bạn đang gửi thư đánh máy hay thư email.

Nó rất cần thiết để bạn biết các phần khác nhau của một lá thư và những gì nên được liệt kê trong mỗi một. Bạn cũng cần biết làm thế nào để giải quyết và ký cả thông tin liên lạc được nhập và email. Các phần khác nhau của một bức thư như sau:

Thông tin liên lạc
Lời chào (Lời chào)
Thân thư
Đóng cửa
Chữ ký

Thông tin liên lạc

Cách bạn bao gồm thông tin liên lạc của bạn sẽ khác nhau dựa trên cách bạn gửi thư. Trong một email, thông tin liên lạc của bạn sẽ ở cuối tin nhắn, trong khi trong một lá thư viết, thông tin liên lạc của bạn nằm ở đầu trang. Dưới đây là những gì cần bao gồm trong phần thông tin liên hệ của bạn, cộng với các mẫu cho cả chữ và email đã nhập.

Chào

Lời chào là phần chào của bức thư của bạn với một cái gì đó như là Kính thưa ông Peterson, người hay là người có thể quan tâm. Dưới đây là danh sách các ví dụ chào thư hoạt động tốt cho thư tín chuyên nghiệp.

Thân thư

Nội dung thư của bạn sẽ bao gồm một số đoạn. Đoạn đầu tiên nên bao gồm phần giới thiệu và giải thích ngắn gọn về lý do bạn viết. Đoạn thứ hai (và bất kỳ đoạn nào sau đây) sẽ giải thích thêm lý do bạn viết. Đoạn cuối nên yêu cầu hành động từ người đọc, nếu bạn đang yêu cầu điều gì đó, hoặc nêu cách bạn sẽ theo dõi. Hãy chắc chắn để làm cho mục đích của bức thư của bạn rõ ràng. Người đọc sẽ cần biết những gì bạn đang yêu cầu và làm thế nào họ có thể giúp bạn. Hoặc, nếu bạn cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ, hãy đảm bảo rằng bạn rõ ràng những gì bạn có thể cung cấp.

Đóng cửa

Một lá thư được đóng lại bằng một thuật ngữ như "Trân trọng" hoặc "Trân trọng, theo sau là dấu phẩy, sau đó là chữ ký của bạn nếu bạn đang gửi thư đánh máy. Nếu bạn đang gửi thư email, chỉ cần nhập tên của bạn sau khi đóng.

Chữ ký

Liên lạc hoàn thiện với thư của bạn là chữ ký của bạn, trong một thông báo email sẽ bao gồm thông tin liên lạc của bạn.

Cách gửi thư

Điều quan trọng là phải giải quyết vấn đề cá nhân bạn đang viết chính thức trừ khi bạn biết rõ về họ.

Định dạng thư của bạn

Bây giờ bạn có tất cả thông tin bạn cần đưa vào tin nhắn của mình, hãy xem lại định dạng chuẩn để sử dụng cho thư và email.

Hướng dẫn viết thư

Bước tiếp theo là đánh bóng thư của bạn. Cần có nhiều khoảng trống giữa các đoạn và đầu và cuối trang. Bạn cũng muốn chọn một phong cách chuyên nghiệp và dễ đọc của phông chữ. Những gì bạn nói sẽ phụ thuộc vào lý do bạn viết, vì vậy hãy chắc chắn điều chỉnh thư của bạn để phù hợp với tình huống cá nhân và chuyên nghiệp của bạn.

Ví dụ và mẫu

Sử dụng một mẫu là một cách tuyệt vời để bắt đầu thư hoặc email của riêng bạn bởi vì bạn đang bắt đầu với định dạng cơ bản tại chỗ. Chỉ cần điền thông tin của bạn vào phần thích hợp của bức thư.

Nhìn vào các ví dụ cũng hữu ích, bởi vì bạn sẽ có ý tưởng cho những gì cần nói trong thư từ của riêng bạn.