Vai trò và mục đích của Điều lệ dự án

NộI Dung

• Bối cảnh dự án
• Các bên liên quan
• Mục tiêu
• Ngân sách
• Rủi ro
• Các mốc quan trọng
• Cấp quản lý dự án
• Phê duyệt Điều lệ dự án

Một điều lệ dự án chính thức phác thảo một dự án trong một tổ chức. Nó bao gồm phạm vi của những gì dự án sẽ đạt được, cũng như những người liên quan, các mốc quan trọng, ngân sách và các rủi ro có thể. Nhiều tổ chức coi tài liệu này là một phần thiết yếu trong kế hoạch dự án, mặc dù nó không giống với kế hoạch dự án vì nó không đi sâu vào chi tiết các nhiệm vụ riêng lẻ trong dự án.

Một điều lệ dự án hiệu quả có thể làm như sau:

• Phác thảo phạm vi và mục tiêu dự án
• Đảm bảo các nhà tài trợ dự án và tất cả các bên liên quan phù hợp với một dự án
• Hãy là một tài liệu tham khảo rõ ràng, duy nhất cho tất cả những người tham gia vào một dự án
• Giúp các nhà tài trợ dự án có được sự chấp thuận của các bên liên quan khi vẫn cần mua

Điều lệ dự án có thể thay đổi tùy thuộc vào loại dự án và tổ chức, nhưng các yếu tố cơ bản thường bao gồm nền dự án, các bên liên quan, ngân sách, rủi ro, các mốc quan trọng,

Bối cảnh dự án

Phần đầu tiên của một điều lệ dự án sẽ cung cấp các chi tiết cơ bản như tên của dự án, nhà tài trợ và người quản lý dự án, và ngày tài liệu được chuẩn bị.

Phần này cũng sẽ giải thích mục đích của dự án. Bạn có thể tham khảo một trường hợp kinh doanh hoặc hợp đồng đang thúc đẩy dự án hoặc chỉ đơn giản là đánh vần lý do tại sao nó lại quan trọng đối với tổ chức. Cần giải quyết tại sao dự án này được bắt đầu: Liệu nó có giải quyết được vấn đề cho doanh nghiệp không? Liệu nó giải quyết một xu hướng mới? Nó có hỗ trợ định hướng chiến lược tổng thể của công ty không?

Các bên liên quan

Điều này sẽ phác thảo những người và các phòng ban có liên quan đến dự án. Nó sẽ không nhận được sự hài hước của từng nhiệm vụ trong dự án, mà thay vào đó sẽ thừa nhận vai trò chung và sự tham gia. Ví dụ: bạn có thể liệt kê các nhà tài trợ chính của dự án, người quản lý dự án chính, thành viên nhóm, bất kỳ nhân viên hoặc đối tác thuê ngoài nào, và khách hàng, nếu có. Các dự án lớn hơn có thể không liệt kê từng người liên quan, nhưng thay vào đó có thể lưu ý lãnh đạo bộ phận cho một khía cạnh nhất định của dự án.

Mục tiêu

Tại đây, bạn đang trả lời câu hỏi, Làm sao chúng ta biết khi chúng ta kết thúc? Nó bao gồm những gì bạn mong đợi dự án sẽ phân phối và làm thế nào bạn sẽ biết nếu bạn đã đến đó. Ví dụ, trong một dự án khởi động một hệ thống ghi thời gian cho tất cả các bộ phận, mục tiêu có thể là: tất cả các đội sẽ sử dụng hệ thống bảng chấm công vào cuối năm.

Ngoài ra, hãy ghi lại những người sẽ chịu trách nhiệm đồng ý rằng bạn đã đạt được mục tiêu này. Nó tránh bất kỳ vấn đề nào vào cuối dự án khi đột nhiên không có ai chuẩn bị ký kết công việc hoàn thành.

Ngân sách

Tại thời điểm này, bạn có thể không có tất cả các chi tiết về các nhiệm vụ của dự án, vì vậy bạn có thể cùng nhau đặt một ngân sách dự án đầy đủ và chi tiết. Tuy nhiên, bạn có thể ghi lại bất kỳ ràng buộc ngân sách hoặc ước tính cấp cao nào về chi phí dự kiến.

Rủi ro

Tất cả các dự án đều có rủi ro. Phần này của điều lệ dự án tạo thành phiên bản đầu của nhật ký rủi ro dự án của bạn. Ghi lại mọi rủi ro mà bạn biết về điểm này để đội ngũ quản lý có thể thấy những gì có thể ảnh hưởng đến dự án trong tương lai.

Các mốc quan trọng

Nếu bạn biết các cột mốc cấp cao bao gồm chúng trong điều lệ dự án trong phần này. Ít nhất, bạn nên bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án. Bạn cũng nên liệt kê ngày hết hạn hoặc bất cứ điều gì được chỉ định trong hợp đồng bạn đang làm việc. Bạn có thể chuyển các mốc này sang biểu đồ Gantt của bạn sau khi bạn đến để đưa ra một kế hoạch dự án chi tiết hơn.

Cấp quản lý dự án

Trừ khi nó rõ ràng và được ghi lại ở một nơi khác, nó có giá trị bao gồm một phần trong điều lệ về những gì người quản lý dự án có thể làm mà không cần phải đăng nhập thêm từ một người cao cấp hơn. Nó thường liên quan đến mức độ dung sai đã được đặt cho ngân sách và thời gian và sẽ được thể hiện như thế này: Người quản lý dự án có khả năng chấp nhận ngân sách 10% và dung sai 5% theo tiến độ. Bất kỳ sai lệch nào vượt quá các giới hạn được phê duyệt này phải được ký bởi nhà tài trợ dự án.

Bạn có thể mở rộng phần này để chỉ định những gì, nếu có, thẩm quyền cho người quản lý dự án về việc tuyển dụng và sa thải nhân viên từ nhóm dự án.

Phê duyệt Điều lệ dự án

Phần cuối cùng của điều lệ dự án là phần phê duyệt. Người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án (hoặc người đã khởi động công việc, nếu một nhà tài trợ dài hạn chưa được bổ nhiệm) nên ký và ghi ngày vào tài liệu. Hôm nay, có khả năng đó là thông qua email, vì vậy hãy giữ một bản sao ủy quyền email trong các tệp dự án của bạn trong trường hợp bạn cần tham khảo lại.