10 bước quan trọng cần đưa vào kế hoạch dự án

NộI Dung

• Mục đích của dự án
• Phạm vi dự án
• Các mốc quan trọng và các sản phẩm chính
• Cấu trúc phân chia công việc
• Ngân sách
• Kế hoạch nguồn nhân lực
• Kế hoạch quản lý rủi ro
• Kế hoạch truyền thông
• Kế hoạch quản lý các bên liên quan
• Kế hoạch quản lý thay đổi

Một kế hoạch dự án là đỉnh cao của kế hoạch tỉ mỉ của một người quản lý dự án. Đây là tài liệu chính hướng dẫn cách một dự án sẽ chạy, theo ý định của người quản lý đối với từng khía cạnh quan trọng của dự án. Mặc dù các kế hoạch dự án khác nhau giữa các công ty, có mười yếu tố hoặc các bước quan trọng cần được đưa vào một kế hoạch dự án hiệu quả để tránh nhầm lẫn và bắt buộc ứng biến trong giai đoạn thực hiện dự án.

Mục đích của dự án

Mục tiêu dự án được xác định trong một điều lệ dự án, nhưng chúng nên được đưa vào kế hoạch dự án cũng như để giải thích thêm các mục tiêu của dự án hoặc bao gồm điều lệ như một phụ lục. Bất kể người quản lý dự án chọn cách kết hợp các mục tiêu vào kế hoạch dự án như thế nào, điều quan trọng là duy trì mối liên kết rõ ràng giữa điều lệ dự án. Dự án tài liệu khóa đầu tiên của dự án và tài liệu khóa thứ hai của dự án, kế hoạch dự án.

Phạm vi dự án

Giống như các mục tiêu của dự án, phạm vi được xác định trong điều lệ và cần được tiếp tục hoàn thiện trong kế hoạch dự án bởi người quản lý dự án. Bằng cách xác định phạm vi, người quản lý dự án có thể bắt đầu hiển thị mục tiêu hoặc sản phẩm hoàn thành của dự án sẽ như thế nào vào cuối. Nếu phạm vi không được xác định, nó có thể được mở rộng trong suốt dự án và dẫn đến vượt chi phí và thời hạn bị bỏ lỡ.

Ví dụ: nếu bạn đang lãnh đạo một nhóm tiếp thị để tạo một tập tài liệu cho dòng sản phẩm của công ty, bạn nên biểu thị số lượng trang đó sẽ là bao nhiêu và cung cấp các ví dụ về giao diện của sản phẩm hoàn chỉnh.

Đối với một số thành viên trong nhóm, một tập tài liệu có thể có nghĩa là hai trang, trong khi những người khác có thể coi mười trang là đầy đủ. Xác định phạm vi có thể nhận được toàn bộ nhóm trên cùng một trang khi bắt đầu.

Các mốc quan trọng và các sản phẩm chính

Các thành tựu quan trọng cho một dự án được gọi là các mốc quan trọng và các sản phẩm công việc chính được gọi là các sản phẩm chính. Cả hai đều đại diện cho các thành phần lớn của công việc trong một dự án. Một kế hoạch dự án nên xác định các mục này, xác định chúng và đặt thời hạn hoàn thành.

Nếu một tổ chức thực hiện một dự án để phát triển phần mềm mới, các sản phẩm chính có thể là danh sách cuối cùng của các yêu cầu kinh doanh và cách thực hiện chúng.

Theo đó, dự án có thể có các mốc quan trọng để hoàn thành thiết kế, thử nghiệm hệ thống, thử nghiệm chấp nhận của người dùng và ngày giới thiệu phần mềm. Các cột mốc này có các sản phẩm làm việc liên quan đến chúng, nhưng chúng thiên về các quy trình hơn là các sản phẩm.

Cột mốc và thời hạn giao hàng chính không phải là ngày chính xác, nhưng càng chính xác, càng tốt. Ngày chính xác giúp người quản lý dự án phá vỡ cấu trúc công việc chính xác hơn.

Trong giai đoạn này của kế hoạch, bạn sẽ tạo ra các mốc quan trọng để bạn có thể nhận các sản phẩm giao lớn hoặc cấp cao và chia chúng thành các sản phẩm nhỏ, có thể được phác thảo trong bước tiếp theo.

Cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) giải mã các cột mốc và phân phối chính trong dự án thành các phần nhỏ hơn để một người có thể được giao trách nhiệm cho mỗi khía cạnh. Khi phát triển cấu trúc phân chia công việc, người quản lý dự án xem xét nhiều yếu tố như điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên trong nhóm dự án, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ, nguồn lực sẵn có và thời hạn dự án chung.

Các nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công của dự án, nhưng họ không thể làm công việc một mình. WBS là một công cụ mà người quản lý dự án sử dụng để đảm bảo trách nhiệm cho dự án vì nó nói với nhà tài trợ dự án, các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan chịu trách nhiệm về những gì. Nếu người quản lý dự án quan tâm đến một nhiệm vụ, họ biết chính xác ai sẽ gặp về mối quan tâm đó.

Ngân sách

Một ngân sách dự án cho thấy số tiền được phân bổ để hoàn thành dự án. Người quản lý dự án có trách nhiệm phân tán các tài nguyên này một cách thích hợp. Đối với một dự án có nhà cung cấp, người quản lý dự án đảm bảo việc giao hàng được hoàn thành theo các điều khoản hợp đồng, đặc biệt chú ý đến chất lượng. Một số ngân sách dự án liên kết với kế hoạch nguồn nhân lực.

Điều quan trọng là thiết lập chi phí cho mỗi cột mốc và có thể giao được bằng cách xem xét cần bao nhiêu thời gian và chi phí lao động liên quan để hoàn thành các nhiệm vụ. Chi phí của dự án được gắn với thời gian dự án mất, trở lại phạm vi của dự án. Phạm vi, các mốc quan trọng, nhiệm vụ và ngân sách phải được liên kết và thực tế.

Kế hoạch nguồn nhân lực

Kế hoạch nguồn nhân lực cho thấy dự án sẽ được bố trí nhân sự như thế nào. Đôi khi được gọi là kế hoạch nhân sự, kế hoạch nhân sự xác định ai sẽ ở trong nhóm dự án và mỗi người dự kiến ​​sẽ thực hiện bao nhiêu thời gian. Khi phát triển kế hoạch này, người quản lý dự án đàm phán với các thành viên trong nhóm và người giám sát của họ về thời gian mỗi thành viên trong nhóm có thể dành cho dự án. Nếu cần thêm nhân viên để tham khảo ý kiến ​​về dự án nhưng là một phần của nhóm dự án, điều đó cũng được ghi lại trong kế hoạch nhân sự. Một lần nữa, giám sát viên thích hợp được tư vấn.

Kế hoạch quản lý rủi ro

Nhiều điều có thể đi sai trên một dự án. Trong khi dự đoán mọi thảm họa có thể xảy ra hoặc trục trặc nhỏ là thách thức, nhiều cạm bẫy có thể được dự đoán. Trong kế hoạch quản lý rủi ro, người quản lý dự án xác định rủi ro cho dự án, khả năng những kịch bản đó sẽ xảy ra và các chiến lược để giảm thiểu chúng. Để xây dựng kế hoạch này, người quản lý dự án tìm kiếm đầu vào từ nhà tài trợ dự án, nhóm dự án, các bên liên quan và các chuyên gia nội bộ.

Các chiến lược giảm thiểu được đưa ra cho các rủi ro có khả năng xảy ra hoặc có chi phí cao liên quan đến chúng. Rủi ro không có khả năng xảy ra và những rủi ro có chi phí thấp được ghi nhận trong kế hoạch, mặc dù họ không có các chiến lược giảm thiểu.

Kế hoạch truyền thông

Một kế hoạch truyền thông phác thảo cách một dự án sẽ được truyền đạt tới nhiều đối tượng khác nhau. Giống như cấu trúc phân chia công việc, một kế hoạch truyền thông giao trách nhiệm hoàn thành từng thành phần cho một thành viên trong nhóm dự án.

Trong bước này, điều quan trọng là phác thảo cách các vấn đề sẽ được truyền đạt và giải quyết trong nhóm và tần suất giao tiếp sẽ được thực hiện với nhóm và các bên liên quan hoặc ông chủ. Mỗi tin nhắn có một đối tượng dự định. Một kế hoạch truyền thông giúp các nhà quản lý dự án đảm bảo thông tin phù hợp đến đúng người vào đúng thời điểm.

Kế hoạch quản lý các bên liên quan

Một kế hoạch quản lý các bên liên quan xác định cách các bên liên quan sẽ được sử dụng trong dự án. Đôi khi các bên liên quan chỉ cần nhận thông tin. Điều đó có thể được quan tâm trong kế hoạch truyền thông. Nếu cần nhiều hơn từ các bên liên quan, một kế hoạch quản lý các bên liên quan sẽ phác thảo cách lấy nó.

Kế hoạch quản lý thay đổi

Một kế hoạch quản lý thay đổi đưa ra một khuôn khổ để thực hiện các thay đổi cho dự án. Mặc dù các nhà quản lý dự án có xu hướng muốn tránh những thay đổi đối với dự án, nhưng đôi khi chúng không thể tránh khỏi. Kế hoạch quản lý thay đổi cung cấp các giao thức và quy trình để thực hiện thay đổi. Điều quan trọng đối với trách nhiệm giải trình và tính minh bạch là các nhà tài trợ dự án, quản lý dự án và các thành viên trong nhóm dự án tuân theo kế hoạch quản lý thay đổi.