Danh sách kỹ năng và trách nhiệm của trợ lý văn phòng

Băng Hình: Ls Steven Điêu :TT Zelensky kêu gọi " Mỹ và Nato đừng sợ bóng ma của Putin" .

NộI Dung

Trợ lý văn phòng Trách nhiệm công việc
Cách sử dụng danh sách kỹ năng
Kỹ năng trợ lý văn phòng hàng đầu

Vị trí trợ lý văn phòng (tương tự trợ lý cá nhân) có thể được tìm thấy trong tất cả các ngành và chia sẻ một bộ kỹ năng khá lớn. Trợ lý văn phòng đôi khi được gọi là thư ký hoặc trợ lý hành chính, nhưng những gì họ làm là hỗ trợ trong hoạt động của một văn phòng. Cho dù văn phòng thuộc về một công ty luật, thực hành y tế, một tổ chức giáo dục hoặc một công ty, các nhu cầu là tương tự nhau; ai đó phải nộp hồ sơ, duy trì lịch trình và chăm sóc giao tiếp thường xuyên thay mặt cho những người sử dụng văn phòng. Rằng ai đó có thể là bạn.

Trợ lý văn phòng Trách nhiệm công việc

Mặc dù các vị trí trợ lý văn phòng thường tương tự nhau, nhưng công việc vẫn thay đổi - nó chỉ thay đổi theo từng ngày, thay vì từ văn phòng này sang văn phòng khác. Hôm nay bạn có thể đóng vai trò là nhân viên tiếp tân, ngày mai có thể yêu cầu sửa chữa máy in và ngày hôm sau, bạn sẽ phải mang toàn bộ tủ hồ sơ vào thế kỷ hai mươi mốt. Bạn sẽ cần một bộ kỹ năng rất rộng để thành công.

Trợ lý văn phòng là một trong những anh hùng vô danh của thế giới kinh doanh, bởi vì khi bạn thực hiện đúng công việc của mình, không ai để ý - văn phòng dường như tự điều hành. Nhưng một số người thích công việc nhanh nhẹn nhưng linh hoạt, cảm giác là trung tâm của mọi thứ. Và một thư ký giỏi vẫn có thể tìm được công việc ở hầu hết mọi nơi, trong bất kỳ loại tổ chức nào.

Cách sử dụng danh sách kỹ năng

Bạn có thể sử dụng các danh sách kỹ năng này trong suốt quá trình tìm kiếm việc làm của bạn. Đầu tiên, tên của các kỹ năng này hoạt động như các từ khóa, vì vậy hãy sử dụng càng nhiều càng tốt khi viết sơ yếu lý lịch của bạn. Donith dựa vào việc thuê người giám sát để tìm ra rằng bạn có những gì họ muốn, nói trực tiếp với họ.

Thứ hai, bạn có thể sử dụng các từ khóa tương tự trong thư xin việc của bạn. Tập trung đặc biệt vào những người mà chủ nhân tương lai của bạn quan tâm nhất. Bạn phải thực hiện nghiên cứu của mình, bởi vì trong khi các công việc trợ lý văn phòng thường tương tự nhau, thì việc thuê giám sát viên lại khác nhau trong các ưu tiên của họ. Mô tả công việc có thể sẽ bao gồm một danh sách các kỹ năng cần thiết. Hãy chú ý đến nó.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng cuộc thảo luận này để lên kế hoạch phỏng vấn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã sẵn sàng ít nhất một ví dụ cho một thời gian bạn thể hiện các kỹ năng từ mỗi danh mục được liệt kê ở đây.

Nó cũng có thể giúp xem lại danh sách các kỹ năng của chúng tôi được liệt kê theo công việc và các loại kỹ năng.

Kỹ năng trợ lý văn phòng hàng đầu

Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói: Giao tiếp là một kỹ năng mềm quan trọng cho một trợ lý văn phòng. Bạn sẽ phải tương tác với người giám sát của bạn, nhân viên văn phòng đồng nghiệp, các chuyên gia mà bạn hỗ trợ và có thể là khách hàng hoặc người trong các văn phòng khác của cùng một tổ chức. Tất cả các bạn làm việc như một nhóm, và bạn là trung tâm truyền thông chính của nó. Bạn cần phải vui vẻ, hữu ích, hiểu biết, nói rõ và biết lắng nghe mỗi ngày.

Nghe điện thoại
Quan hệ khách hàng
Giao tiếp
Chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại
Nhận tin nhắn
Các cuộc gọi điện thoại định tuyến
Tổng đài
Điện thoại
Giao tiếp bằng lời nói

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản: Hầu hết các trợ lý văn phòng viết rất nhiều. Họ có thể viết ghi nhớ, điền vào biểu mẫu hoặc soạn thảo thư hoặc email. Một số tạo nội dung cho trang web của công ty hoặc chỉnh sửa văn bản cho những người khác. Rõ ràng, giao tiếp bằng văn bản chuyên nghiệp là phải.

Thư tín
E-mail
Thư
Thư
Đánh máy
Xử lý văn bản
Giao tiếp bằng văn bản

Sự thân thiện: Một trợ lý văn phòng có thể là người đầu tiên mà khách hàng nhìn thấy khi bước vào văn phòng. Nếu hiện tại, người cư ngụ chính của văn phòng sắp ra ngoài, trợ lý văn phòng có thể là người duy nhất mà khách truy cập tương tác. Bạn phải sẵn sàng chào đón mọi du khách bằng một nụ cười và một lời nói tử tế và giúp đỡ họ bất cứ điều gì họ cần cho đến khi bạn có thể. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp tốt là một điều cần thiết.

Dịch vụ khách hàng
Hướng khách
Linh hoạt
Thân thiện
Chào hỏi khách
Liên cá nhân
Thái độ tích cực
độ tin cậy
Chào mừng du khách

Kỹ năng công nghệ: Ngày xưa, các thư ký đã đánh máy rất nhiều. Thời đại đã thay đổi và công nghệ cũng vậy, nhưng các trợ lý văn phòng vẫn có thể hy vọng sẽ dành nhiều thời gian trước bàn phím. Thay vì một máy đánh chữ, bạn sẽ phải biết cách của mình xung quanh một loạt các ứng dụng phần mềm. Biết cách thực hiện một số hỗ trợ công nghệ nhẹ và cách khắc phục máy in recalcitrant cũng không làm tổn thương.

Máy vi tính
Excel
Internet
Microsoft Office
Phần mềm soạn thảo văn bản
Sách nhanh
Công nghệ

Cơ quan: Trợ lý văn phòng phải được tổ chức cực kỳ hiệu quả để tung hứng nhiều nhiệm vụ của họ. Bạn cũng cần phải giúp giữ cho người khác được tổ chức, từ việc duy trì lịch đến việc giữ cho văn phòng có trật tự.

Hỗ trợ hành chính
Các cuộc hẹn
Thanh toán
Lịch
Thư ký
Nhập dư liệu
Gửi thư
Nộp hồ sơ điện tử
Báo cáo chi tiêu
Nộp hồ sơ
Bàn hoạt động
Xử lý tiền
Công việc văn phòng
Thiết bị văn phòng
Văn phòng cung cấp hàng tồn kho
Văn phòng phẩm
Văn phòng hỗ trợ
Cơ quan
Thủ tục giấy tờ
Đang chuyển hàng

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Giải quyết vấn đề, hoặc kỹ năng tư duy phê phán, rất quan trọng đối với bất kỳ trợ lý văn phòng nào, vì bạn sẽ thường là người khác đến với các câu hỏi hoặc vấn đề.